Văn phòng ảo là gì? Đặc điểm và tính pháp lý khi thuê văn phòng ảo

Văn phòng ảo là gì? Dịch vụ văn phòng ảo ngày càng thịnh hành hơn tại Việt Nam, đặc biệt ở các thành phố lớn. Với bài viết hôm nay, hãy cùng LandInfo tìm hiểu chi tiết về loại hình dịch vụ này nhằm có cho mình cái nhìn tổng quan nhất:

1. Khái niệm văn phòng ảo là gì?
2. Cách hoạt động và đặc điểm của văn phòng ảo
3. Văn phòng ảo có hợp pháp tại Việt Nam?
4. Doanh nghiệp có nên sử dụng văn phòng ảo hay không?
5. Nghĩa vụ của các bên khi thuê văn phòng ảo
6. Một số kinh nghiệm thuê văn phòng ảo an toàn

Khái niệm văn phòng ảo là gì?

Dịch vụ văn phòng ảo là gì? Văn phòng ảo hay Virtual Office là một dạng dịch vụ cho thuê địa chỉ tòa nhà văn phòng giúp doanh nghiệp dễ dàng đăng ký và giao dịch hiệu quả với mức chi phí hợp lý. Trong đó mọi thông tin giao dịch giữa công ty và đối tác khách hàng đều được chuyển về trụ sở chính. 

Văn phòng ảo là loại hình văn phòng đại diện đáng tin cậy, giúp công ty tạo dựng được sự uy tín với đối tác, khách hàng. Khi thuê văn phòng ảo, công ty luôn được hưởng các tiện ích giống như một văn phòng thật, cụ thể: quầy lễ tân, phòng tiếp khách, phòng họp, số điện thoại, địa chỉ, số fax, …

Đối với những công ty/cá nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh còn gặp nhiều khó khăn trong môi trường cạnh tranh gay gắt và khắc nghiệt. Các công ty này buộc phải quản lý tốt tài chính nên thường tiết giảm được nhiều chi phí để có thể tạo ra nhiều lợi nhuận hơn và tiếp tục duy trì, phát triển hoạt động kinh doanh của công ty.

Lựa chọn dịch vụ cho thuê văn phòng ảo giúp doanh nghiệp/cá nhân trút bỏ nỗi lo lắng, băn khoăn về số vốn đầu tư của mình. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền lớn để thuê một văn phòng truyền thống dài hạn tại một thành phố lớn.

Các công ty/tư nhân có thể thuê văn phòng ảo với đầy đủ trang thiết bị, đáp ứng nhu cầu công việc của mọi người. Do đó, đây là một giải pháp tuyệt vời giúp doanh nghiệp giữ chi phí vận hành ở mức thấp nhất có thể trong khi tận dụng tối đa nhiều tiện ích hoàn toàn miễn phí.

Cách hoạt động và đặc điểm của cho thuê văn phòng ảo là gì?

Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở đăng ký của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo phạm vi quản lý của đơn vị; có thư điện tử, số fax và số điện thoại.

Bất kỳ công ty nào muốn được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đều phải có trụ sở đăng ký hợp pháp và được liệt kê trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Vì không có quy định nào cấm các công ty có cùng một văn phòng đăng ký nên một địa chỉ hợp lệ duy nhất có thể đăng ký làm văn phòng của một số công ty. Do đó xuất hiện dịch vụ cho thuê văn phòng, hay còn được gọi là văn phòng ảo. 

Văn phòng ảo là một mô hình kinh tế. Theo đó, văn phòng ảo cung cấp và có đầy đủ các chức năng của một trụ sở chính bao gồm: lễ tân, địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, không gian làm việc, phòng họp và kê khai thuế...

Như vậy, về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh đã đăng ký của công ty. Tuy nhiên, trụ sở này sẽ được đăng ký trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho nhiều doanh nghiệp. Việc sử dụng văn phòng ảo sẽ có một số đặc điểm sau:

- Định kỳ các công ty phải trả phí dịch vụ thuê văn phòng; Ngoài ra, còn có các chi phí bổ sung cho việc sử dụng các loại tiện ích khác;

- Không gian làm việc chật hẹp hoặc không có chỗ ngồi làm việc.

- Văn phòng ảo sẽ cung cấp cho công ty tất cả các dịch vụ liên quan đến việc vận hành và duy trì công ty;

- Một số công ty thuê văn phòng ảo chỉ để đăng ký kinh doanh, làm việc và hoạt động tại một địa chỉ khác. Các công ty này thường chỉ có một hoặc hai thành viên.

Văn phòng ảo có hợp pháp tại Việt Nam?

Văn phòng ảo có hợp pháp không? Theo quy định của pháp luật Việt Nam, chưa xuất hiện thuật ngữ “văn phòng ảo”. Tuy nhiên, có quy định về vị trí đặt văn phòng giao dịch như sau:

1. Công ty phải có thông tin đầy đủ về trụ sở giao dịch, đồng thời phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam.
2. Thông tin doanh nghiệp nên bao gồm: số nhà rõ ràng, tên đường, huyện, tỉnh/thành phố, v.v., cũng như số điện thoại và số fax, nếu có.
3. Do đó, việc sử dụng văn phòng ảo không trái với các quy định của pháp luật Việt Nam. Khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh, công ty không gặp quá nhiều khó khăn. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải khai báo trung thực thông tin về văn phòng của mình với Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Doanh nghiệp có nên sử dụng văn phòng ảo hay không?

Ưu điểm của dịch vụ văn phòng ảo

1. Tiết kiệm chi phí, thời gian và nhân sự, không tốn chi phí mua sắm thiết bị văn phòng, chi phí vận hành, quản lý tòa nhà...
2. Hầu hết các địa chỉ văn phòng ảo đều được đặt tại các tòa nhà lớn, trung tâm thành phố giúp doanh nghiệp củng cố hình ảnh và mang lại cơ hội kinh doanh;
3. Văn phòng ảo thường là một địa chỉ cố định, ít khi thay đổi. Ngay cả khi đối mặt với sự thay đổi, các công ty không phải mất thời gian tìm kiếm, cải tạo và trang bị lại các văn phòng mới.

Nhược điểm của việc thuê văn phòng ảo

1. Do số lượng đơn vị thuê nhiều nên diện tích văn phòng sẽ chật chội. Ngoài ra, khi sử dụng các tiện ích, dịch vụ cũng cần đặt lịch hẹn trước;
2. Có thể gây nhầm lẫn cho khách hàng và đối tác khi một địa chỉ được đăng ký cho nhiều công ty;
3. Bản chất của việc thuê văn phòng ảo là một giao dịch cho thuê bất động sản nên các tranh chấp về chi phí, thời hạn thanh toán… là không thể tránh khỏi.

Nghĩa vụ của các bên khi thuê văn phòng ảo

Đối với bên cho thuê văn phòng ảo

Nghĩa vụ của bên cho thuê văn phòng ảo

1. Giao văn phòng và các thiết bị văn phòng (nếu có) cho Bên B (bên thuê văn phòng ảo) theo quy định của hợp đồng;
2. Phổ biến cho Bên B các quy định liên quan đến việc quản lý và sử dụng trụ sở;
3. Đảm bảo bên B sử dụng văn phòng ổn định trong suốt thời gian thuê;
4. Bảo trì, sửa chữa văn phòng định kỳ hoặc theo thỏa thuận; nếu Bên A không bảo trì, sửa chữa nhà ở mà gây thiệt hại cho Bên B thì phải bồi thường;
5. Tạo điều kiện cho Bên B sử dụng thuận tiện diện tích thuê;
6. Nộp thuế thuê văn phòng theo quy định của pháp luật (nếu có).

Quyền của bên cho thuê văn phòng ảo

1. Yêu cầu Bên B thanh toán đủ tiền thuê văn phòng trong thời hạn đã thỏa thuận;
2. Trường hợp chưa hết hạn hợp đồng mà Bên A tiến hành cải tạo văn phòng và được Bên B nghiệm thu thì Bên A có quyền điều chỉnh giá thuê văn phòng. Giá thuê nhà mới do các bên thỏa thuận; trường hợp không thỏa thuận được Bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng và phải bồi thường cho Bên B theo quy định của pháp luật;
3. Yêu cầu Bên B chịu trách nhiệm sửa chữa phần hư hỏng, bồi thường thiệt hại do lỗi của Bên B gây ra;
4. Cải tạo, nâng cấp văn phòng cho thuê được sự đồng ý của Bên B nhưng không được cản trở Bên B sử dụng văn phòng;
5. Nếu trong hợp đồng thuê không xác định thời hạn thuê thì bên cho thuê muốn tiếp quản trụ sở phải báo cho bên thuê biết trước 06 tháng.
6. Đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng nhưng phải báo trước cho bên B 01 tháng nếu không có thỏa thuận khác và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu bên B vi phạm hợp đồng.

Đối với công ty thuê văn phòng ảo

Nghĩa vụ của bên thuê văn phòng ảo

1. Sử dụng văn phòng đúng mục đích đã thỏa thuận, giữ gìn và chịu trách nhiệm sửa chữa những hư hỏng do mình gây ra;
2. Thanh toán đầy đủ tiền đặt cọc, thuê văn phòng đúng thời hạn đã thỏa thuận;
3. Thanh toán tiền điện, nước, điện thoại, vệ sinh và các chi phí khác phát sinh trong thời gian thuê và trước khi thanh lý hợp đồng;
4. Trả lại nhà cho bên A theo thỏa thuận.
5. Chấp hành đầy đủ các quy định về quản lý và sử dụng công sở;
6. Không được chuyển nhượng, cho thuê lại Văn phòng cho người khác trừ trường hợp được sự đồng ý bằng văn bản của Bên A;
7. Chấp hành các quy định về vệ sinh môi trường và trật tự an toàn trên địa bàn cư trú;
8. Trả lại văn phòng cho Bên A trong trường hợp chấm dứt hợp đồng được quy định trong hợp đồng này.
9. Chịu trách nhiệm về bất kỳ tổn thất nào về thiết bị văn phòng, đồ đạc, tài sản cá nhân.

Quyền của bên thuê văn phòng ảo

1. Nhận văn phòng và các thiết bị liên quan (nếu có) theo thỏa thuận;
2. Trao đổi văn phòng đang thuê với bên thuê khác nếu được Bên A đồng ý bằng văn bản;
3. Thay đổi cơ cấu văn phòng nếu được Bên A đồng ý bằng văn bản;
4. Yêu cầu Bên A sửa chữa kịp thời những hư hỏng để đảm bảo an toàn;
5. Tiếp tục hợp đồng thuê theo các điều kiện đã thỏa thuận với Bên A trong trường hợp thay đổi quyền sở hữu văn phòng;
6. Được ưu tiên ký hợp đồng thuê tiếp theo, nếu hết thời hạn thuê mà nhà vẫn đang được sử dụng vào mục đích cho thuê;
7. Được quyền ưu tiên mua Văn phòng thuê khi Bên A thông báo bán Văn phòng;
8. Đơn phương đình chỉ hợp đồng thuê văn phòng nhưng phải báo trước cho bên A 01 tháng nếu không có thỏa thuận khác và yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu bên A không thực hiện đúng hợp đồng.

Một số kinh nghiệm thuê văn phòng ảo an toàn

Tìm hiểu kỹ về bên cho thuê văn phòng ảo

Đầu tiên, người thuê cần biết đối tượng cho thuê văn phòng ảo là ai. Cần tìm kiếm thông tin về văn phòng ảo cho thuê trên internet để kiểm tra độ tin cậy. Tham khảo ý kiến ​​của bên cho thuê để tránh những trường hợp không mong muốn. Đồng thời, bên cho thuê phải cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ, giá cả, tiện ích,…

Xem xét nội dung hợp đồng khi thuê văn phòng ảo

Hợp đồng thuê văn phòng ảo cần được viết chi tiết và không có sự mơ hồ về các điều khoản. Ở mức tối thiểu, các thông tin sau là bắt buộc:

1. Hợp đồng phải có thông tin đầy đủ về bên thuê và bên cho thuê.
2. Giá trị thời gian của hợp đồng thuê văn phòng.
3. Chi phí thuê văn phòng, chi phí phát sinh.
4. Thông tin địa chỉ thuê văn phòng cụ thể.
5. Quy định về chấm dứt hợp đồng.

Quan tâm đến địa điểm đặt văn phòng ảo

Doanh nghiệp không nên thuê văn phòng có địa chỉ trong ngõ hẻm vì sẽ gây khó khăn cho đối tác, khách hàng khi tìm kiếm. Tuy văn phòng khu vực này có giá khá rẻ nhưng sẽ làm giảm uy tín trong mắt đối tác. Nên ưu tiên chọn văn phòng hướng mặt đường, ở khu vực trung tâm và được định vị trên bản đồ. Đặc biệt đối với những công ty chuyên về du lịch, bất động sản, dịch vụ thì càng phải nhắm được địa điểm đặt văn phòng.

Cẩn thận về thời hạn thuê văn phòng ảo

Đây là yếu tố thường bị khách thuê bỏ qua. Thông thường, hợp đồng thuê văn phòng sẽ có thời hạn tối thiểu là vài năm và hợp đồng là vô thời hạn. Ban đầu, khách thuê chỉ nên ký hợp đồng thuê văn phòng 12 tháng. Đây là mốc thời gian thích hợp để chuyển đổi nơi thuê hoặc thay đổi mô hình văn phòng.

Với các thông tin đã được chia sẻ, hẳn người đọc đã có thể hình dung được khái niệm: Văn phòng ảo là gì? Đặc điểm và tính pháp lý khi thuê văn phòng ảo. Hãy thường xuyên truy cập LandInfo.com.vn để khám phá những thông tin mới nhất về bất động sản cũng như đăng tin mua bán nhà đất chính chủ nếu có nhu cầu.